Conditions générales de prestation de services de CalmeQuant.

1. Champ d’application et parties

Les Conditions s’appliquent à toute prestation de service fournie par CalmeQuant SRL, dont les coordonnées sont indiquées dans l’Impressum, pour le compte d’une entreprise, d’une organisation publique ou privée, d’une association ou d’une personne agissant à titre professionnel. Sauf mention contraire expresse, elles prévalent sur les conditions générales éventuelles du client, sauf si celles-ci ont été acceptées par écrit par CalmeQuant.

Les prestations de CalmeQuant couvrent notamment les programmes de résilience pour équipes IT, les audits d’hygiène de travail, les ateliers, les accompagnements de managers, les conférences internes et les parcours individuels. Des conditions particulières peuvent être convenues pour certaines missions, en fonction du périmètre, des contraintes et des objectifs.

2. Devis, commande et formation du contrat

Toute intervention donne lieu, sauf cas particulier, à un devis ou une proposition écrite détaillant la nature de la prestation, le périmètre concerné, les livrables envisagés, les modalités pratiques, le calendrier indicatif et les tarifs. Sauf indication contraire, les devis sont valables pendant un délai limité indiqué sur le document ou, à défaut, pendant trente jours calendrier à compter de leur envoi.

Le contrat est réputé conclu lorsque le client confirme par écrit son accord sur le devis (signature manuscrite ou électronique, bon pour accord par email) ou lorsque des éléments concordants démontrent l’acceptation de la proposition (par exemple, participation effective à une prestation clairement identifiée). Toute commande implique l’acceptation sans réserve des présentes Conditions.

3. Description des services et collaboration

CalmeQuant s’engage à mettre en œuvre, avec diligence et professionnalisme, les moyens nécessaires à la réalisation des prestations convenues. Les interventions ont pour objet d’accompagner l’organisation dans l’amélioration de l’hygiène de travail, de la régulation de la charge et de la gestion de l’énergie des équipes tech, dans les limites du périmètre défini avec le client.

Les missions reposent sur une collaboration active entre CalmeQuant et le client, incluant notamment la mise à disposition d’informations pertinentes, l’accès aux équipes concernées, la participation aux ateliers, la disponibilité aux réunions de suivi et la prise de décision interne. Le client reconnaît que la réussite de la mission dépend de son niveau d’implication et des décisions qu’il prend sur la base des recommandations formulées.

4. Obligations de CalmeQuant et obligations du client

4.1. Obligations de CalmeQuant

CalmeQuant intervient en tant que prestataire indépendant. Il s’engage à :

• Respecter la confidentialité des informations transmises dans le cadre de la mission.
• Informer le client des contraintes et limites identifiées, ainsi que des risques pertinents.
• Signaler, lorsque c’est possible, les situations qui dépassent son périmètre de compétence et qui nécessitent l’intervention d’autres professionnels (par exemple médicaux, juridiques).
• Prévenir le client dans les meilleurs délais en cas d’empêchement majeur affectant le déroulement de la mission.

4.2. Obligations du client

Le client s’engage à :

• Fournir des informations exactes, complètes et à jour nécessaires au bon déroulement de la mission.
• Informer CalmeQuant de tout élément susceptible d’affecter la mission (réorganisation, incident grave, changement de stratégie, etc.).
• Respecter les conditions financières et les délais de paiement convenus.
• Informer les participants des objectifs de la mission et du cadre de confidentialité applicable.

Le client reste responsable de l’organisation du travail, du respect de la législation sociale, de la santé et de la sécurité au travail, ainsi que des décisions prises sur la base des recommandations de CalmeQuant.

5. Prix, frais et conditions de paiement

Sauf mention contraire, les prix indiqués sont exprimés hors TVA et hors frais annexes (déplacements, hébergement, location de salles), qui peuvent être facturés séparément lorsque cela a été convenu. Les tarifs peuvent être établis sous forme de forfaits, de journées ou demi-journées d’intervention, de sessions ou de missions globales.

Les conditions de paiement (acompte, échéancier, délai de règlement, pénalités de retard) sont précisées dans le devis ou le contrat. À défaut de mention spécifique, les factures sont payables dans un délai de trente jours calendrier à compter de la date de facturation. En cas de retard de paiement, des intérêts de retard et/ou une indemnité forfaitaire peuvent être appliqués, conformément au droit applicable.

6. Annulation, report et remboursement

Les règles relatives à l’annulation, au report et au remboursement des prestations sont détaillées dans la Refund policy et peuvent être complétées par des dispositions spécifiques dans les devis ou contrats. De manière générale, les interventions déjà réalisées, la préparation effectuée et les frais irréversibles engagés ne sont pas remboursables.

Le client est invité à informer CalmeQuant dès que possible en cas de nécessité d’adapter le calendrier ou le périmètre. Les parties s’efforcent de trouver un aménagement raisonnable permettant de préserver la qualité de la mission, dans le respect des engagements mutuels.

7. Responsabilité

CalmeQuant est tenu par une obligation de moyens et non de résultat. Les recommandations et actions proposées visent à améliorer l’organisation du travail, la régulation de la charge et la gestion de l’énergie des équipes, mais ne garantissent pas un résultat précis (par exemple une absence totale de tensions, de fatigue ou de turnover).

Sauf faute lourde ou intentionnelle et dans les limites autorisées par la loi, la responsabilité de CalmeQuant est limitée au montant de la rémunération perçue pour la partie de la mission directement concernée par le dommage allégué. En tout état de cause, CalmeQuant ne pourra être tenu responsable des dommages indirects tels que perte de chiffre d’affaires, perte de clients, perte de données ou atteinte à la réputation.

8. Propriété intellectuelle

Les contenus, supports, méthodes, modèles et outils mis à disposition par CalmeQuant (y compris les documents fournis aux participants, les canevas, les synthèses et tout matériel pédagogique) sont protégés par des droits de propriété intellectuelle. Sauf autorisation écrite spécifique, le client ne peut ni les reproduire, ni les diffuser au-delà du périmètre interne convenu, ni les commercialiser.

Le client dispose d’un droit d’utilisation interne non exclusif sur les supports fournis, pour les besoins de ses équipes et dans le cadre de la mission. Toute utilisation au-delà de ce cadre nécessite l’accord préalable de CalmeQuant.

9. Confidentialité

CalmeQuant et le client s’engagent mutuellement à conserver confidentielles les informations identifiées comme telles ou raisonnablement considérées comme sensibles (informations stratégiques, financières, organisationnelles, situations individuelles). Cette obligation s’applique pendant la mission et pendant une période raisonnable après sa fin.

Les restitutions faites par CalmeQuant sont, sauf accord contraire, rédigées de manière à ne pas permettre l’identification de personnes spécifiques hors des cas où leur implication est déjà visible dans l’organisation (par exemple pour les membres de la direction ou du comité projet).

10. Protection des données personnelles

Lorsque la mission implique le traitement de données personnelles, CalmeQuant agit en principe en tant que responsable du traitement pour ses propres besoins (gestion de la relation client, organisation des interventions, suivi), et le client agit comme responsable externe pour ses propres obligations. Dans certains cas de figure spécifiques, une relation de co-responsabilité ou de sous-traitance peut être envisagée et fera alors l’objet d’un accord écrit distinct.

Les principes et modalités de traitement des données personnelles par CalmeQuant sont détaillés dans la Privacy policy. Le client s’engage à informer les personnes concernées de l’existence de la mission et, le cas échéant, à les orienter vers cette politique.

11. Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d’un manquement à ses obligations contractuelles si ce manquement résulte d’un événement de force majeure, c’est-à-dire d’un événement imprévisible, irrésistible et extérieur aux parties (par exemple catastrophe naturelle, crise sanitaire majeure, décision administrative empêchant l’exécution de la mission).

En cas de survenance d’un tel événement, la partie concernée en informe l’autre dans les meilleurs délais. Les parties conviennent alors de bonne foi des mesures à prendre, telles qu’un report, une adaptation ou, le cas échéant, une suspension ou une résiliation de la mission.

12. Sous-traitance et collaboration avec des tiers

CalmeQuant peut recourir à des collaborateurs externes ou à des partenaires pour réaliser certaines parties de la mission (par exemple co-animation, expertise complémentaire), sous sa responsabilité. Dans ce cas, CalmeQuant veille à ce que ces personnes respectent des engagements de confidentialité et de qualité comparables à ceux décrits dans les présentes Conditions.

13. Droit applicable et résolution des litiges

Les présentes Conditions et les relations contractuelles entre CalmeQuant et le client sont soumises au droit belge, sans préjudice des dispositions impératives d’un autre droit éventuellement applicable. En cas de litige, les parties s’efforcent en premier lieu de trouver une solution amiable.

À défaut de solution amiable, les tribunaux compétents seront, sauf disposition légale contraire, ceux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. Les parties conservent la possibilité de recourir à tout mode alternatif de résolution des conflits qu’elles jugeraient approprié (médiation, conciliation).

Les présentes Conditions sont fournies à titre de cadre général. En cas de contradiction entre ces Conditions et des dispositions particulières figurant dans un contrat signé, ce sont ces dispositions particulières qui prévalent dans la mesure permise par la loi applicable.